Pour plusieurs clients , la sauvegarde de données est souvent une tâche qui est laissée pour compte. Le technicien informatique arrive sur place pour diagnostiquer l’état de l’ordinateur et demande à quand remonte la dernière sauvegarde des fichiers importants. Malheureusement, l’utilisateur réponds par la négative. PGL Info vous donnera des conseils et vous proposera des logiciels pour remédier à cette situation.
Voici quelques pistes de solutions:
Tout le monde semble accepter le mythe selon lequel une fois que les données sont sur Internet ou sur un périphérique de stockage, elles vivent pour toujours. Si vous êtes écrivain, vous produisez une énorme quantité d’exemplaires qui ne vivront éternellement que si vous prenez la responsabilité d’empêcher sa disparition. Les fichiers enregistrés dans divers formats, y compris le papier, vieillissent et meurent, ce qui signifie qu’ils ne sont plus accessibles à la machine ou lisibles par l’homme.
Si vous croyez tous ces fichiers sur de grandes disquettes, disquettes compactes, CD-ROM, CD, lecteurs zip, lecteurs flash, cartes mémoire, puces d’extension, cassettes, bobines, disques durs d’ordinateur, disques durs externes, tablettes, téléphones portables, nuages et plus sera accessible ou même visible à l’avenir, vous pouvez être malheureusement incorrect. La durée de vie moyenne d’un site Web est de 2 à 5 ans. Les autres supports statiques peuvent durer de 5 à 7 ans s’ils sont manipulés avec soin et stockés correctement.
Le moins que vous puissiez faire pour sauvegarder vos enregistrements est de:
- Faire l’inventaire des fichiers
- Sélectionner les fichiers à sauvegarder
- Attribuer des noms distinctifs aux fichiers sélectionnés
- Organiser les fichiers sélectionnés dans des dossiers nommés pour la catégorie
- Copier les dossiers et fichiers sélectionnés sur deux ou plusieurs périphériques de stockage de fichiers
- Placer les périphériques de stockage dans différents emplacements physiques.
N’attendez plus pour conserver vos photographies, vos images numériques, vos documents électroniques, le contenu de vos périphériques de stockage, vos fichiers papier, vos publications sur les réseaux sociaux, vos e-mails et autres contenus Web.
Voici quelques étapes pour démarrer l’archivage:
Rédiger un plan d’organisation de fichier
Établir un calendrier de migration des données
Faites deux à trois copies pour le stockage dans plusieurs emplacements.
Lorsque vous pensez avoir terminé la migration des fichiers, ne vous contentez pas de penser que vous avez terminé. Testez l’accessibilité et l’intégrité des fichiers des copies. Certaines de ces données de fichier obsolètes ne seront pas copiées de la même manière que les nouvelles données de fichier. Séparez les fichiers en paquets plus petits et regroupé les fichiers similaires avant de les copier en cluster. Par exemple, au lieu de copier un dossier entier sur un autre appareil, j’ai trouvé utile d’ouvrir l’ancien dossier de fichiers pour afficher son contenu. Ensuite, créez un dossier sur le périphérique de destination et copiez des groupes de fichiers avec les mêmes extensions sur le périphérique de destination.
Si vos dossiers contient de gros fichiers d’images Jpeg ou TIFF, envoyez-les à leur destination séparément; les petites images Gif peuvent être migrées avec succès dans des clusters. Les fichiers audio et vidéo, selon le format, en particulier WAV pour l’audio et AVI pour la vidéo, sont des fichiers énormes qui peuvent nécessiter des périphériques de stockage individuels. Les fichiers texte sont plus petits que les fichiers image, audio ou vidéo; des dossiers entiers peuvent être migrés.
Si vous travaillez avec des fichiers conçus pour l’impression 3D, vous pouvez vous attendre à ce qu’ils soient plus volumineux que les autres types de fichiers. Dans le cas de fichiers 3D, je réserverais un appareil distinct pour chaque fichier. Les dispositifs de stockage portables sont suffisamment peu coûteux pour rester en réserve pour ces occasions. J’ai l’habitude d’essayer d’acheter des lecteurs flash correspondants pour chaque projet. Je numérote chaque lecteur flash dans le projet et crée un fichier de contenu sur le lecteur n ° 1 avec une liste fichier par numéro des noms de fichiers et de dossiers de chaque lecteur. J’achète des disques durs externes, des lecteurs flash et des cartes SD de plusieurs téraoctets avec suffisamment de stockage pour contenir des archives de projet entières.
Lors de la planification d’une archive numérique, la première partie du problème consiste à déterminer ce qui est possible selon mes moyens.
Ai-je la formation pour faire ce travail moi-même?
Puis-je me permettre d’acheter ce dont j’ai besoin?
Dois-je engager un consultant?
Ai-je le temps de me consacrer à un projet de préservation?
Cela prendra-t-il le reste de ma vie?
La deuxième étape consiste à tester un petit échantillon de données et à évaluer comment procéder. L’échantillonnage aide à prioriser ce que vous pensez être suffisamment important pour être préservé. En priorisant, on ne dépensera pas beaucoup d’argent et de temps sur des activités qui ne fonctionneront pas.
Voici les étapes pour générer un plan de préservation personnel.
Inventorier les trucs physiques et numériques
Trier les trucs physiques en catégories
Trier les trucs numériques en fichiers sur le disque dur de mon ordinateur
Décider ce que je veux préserverDéterminer
Considérez les méthodes de conservation à utiliser pour les fichiers convertis
Choisissez les formats de fichiers appropriés à utiliser pour la conservation
Capturez et préservez le contenu Web
Archivez les publications sur les réseaux sociaux
Protégez et conservez les e-mails
Décidez où tout stocker
Nous avons substitué le courrier électronique aux enveloppes que le facteur a ramassées une fois ou nous avons fait la queue au bureau de poste pour recevoir un cachet de la poste afin de respecter un délai. De nombreux courriels relatifs aux projets doivent être suivis, préservés et archivés avec les fichiers de projet correspondants. La plupart des services de messagerie offrent des options pour imprimer des e-mails dans des fichiers PDF, que vous pouvez stocker dans les dossiers de projet correspondants. De plus, la sécurité des e-mails nécessite une gestion particulière. Imprimez-les au format PDF, stockez-les et supprimez-les du serveur.
La conservation des fichiers, la gestion des enregistrements et la sauvegarde des travaux en cours peuvent sembler beaucoup de travail, et c’est le cas, mais nous devons le faire si nous voulons conserver des copies protégées des projets sur lesquels nous travaillons en cas d’urgence et si nous voulons laisser des preuves de ce que nous avons fait de nos vies.